BALLINA | KONTAKT | МК | SQ | EN |
Projekte për përforcimin e kapaciteteve institucionale të SÇE-së
Sekretariati për Çështje Evropiane (SÇE), organizatë partnere e Programit të USAID për përmirësimin e punës së organizatave (USAID-PPPO) (korrik 2016 - janar 2017)

Punëtori për masat e motivimit

 

Si vazhdim i aktiviteteve paraprake për identifikimin e masave të motivimit të brendshëm (intrinzik) dhe përpilimin e Katalogut për masat e motivimit (Katalogu), PPPO në mesin e muajit korrik 2016, e realizoi punëtorinë në të cilën eksperti i PPPO prezantoi më shumë teori motivimi, si dhe lista të masave të motivimit, të përfshira në Katalog. Në punëtori morën pjesë 12 përfaqësues nga stafi udhëheqës i SÇE të cilët diskutuan për përparësitë dhe dobësitë e masave të caktuara të motivimit, si dhe për bazën ligjore të inkorporimit të tyre.

 

Ata, mes tjerash, zhvilluan edhe plan veprime individuale për motivimin e të punësuarve, me ç’rast masat më shpesh të përfshira janë orari fleksibil i punës, trajnimet e të punësuarve, ndërtimi i ekipit dhe përzgjedhja e punonjësit më të mirë. Në bazë të rezultateve të evaluimit mund të konstatohet se të gjithë pjesëmarrësit i përmirësuan njohuritë e tyre, sa u përket teorive të motivimit, si dhe përparësive dhe dobësive të llojeve të ndryshme të masave të motivit. Numri më i madh i pjesëmarrësve janë të sigurt se nëse zbatohen masat e motivimit të Katalogut do të arrihet motivim i zmadhuar tek të punësuarit.

 

Pjesëmarrësit e punëtorisë zhvillojnë plan veprime individuale për motivim

Punëtoria e parë me ekipin e komunikimit të SÇE dhe sesionet e trajnimit në vijim

Më 5 dhe 6 shtator të vitit 2016, PPPO e realizoi punëtorinë e parë me ekipin e komunikimit të SÇE, në të cilën ekspertët e PPPO i prezantuan hartat e zhvilluara të proceseve dhe procedurat e miratuara për komunikim të brendshëm të marrëdhënieve me publikun (PR), në bazë të të cilit ekipi i komunikimit do t’i realizojë të gjitha PR aktivitetet.

Procedurat janë pjesë të Udhëzuesit për PR i përpiluar nga ekspertët e PPPO, i cili iu shpërnda secilit anëtar të ekipit. Udhëzuesi i përmban parimet dhe drejtimet kryesore për komunikim efektiv të brendshëm dhe të jashtëm, marrëdhëniet efektive me mediat, menaxhimin me ngjarje, si dhe instruksione për menaxhimin e marrëdhënieve me publikun në kriza, përmes shembujve të përfshirë relevantë nga fusha e interesit të SÇE. Gjithashtu, në këtë punëtori PPPO e prezantoi projekt-planin për trajnime dhe mentorim me role dhe përgjegjësi specifike për secilin anëtar të ekipit, si dhe afatin kohor për implementimin e tij për të cilin kanë rënë dakord me ekipin e komunikimit. Plani i zhvilluar i komunikimit i përmban të gjitha aktivitetet e parashikuara të komunikimit të SÇE brenda periudhës tetor 2016 - nëntor 2017.

Pjesë e ekipit të komunikimit të SÇE në punëtorinë për komunikimin e brendshëm PR

Në periudhën prej 12 deri në 23 shtator, PPPO organizoi një sërë trajnimesh të cilat janë pjesë të planit për trajnime dhe mentorim të ekipit të komunikimit. Ato u fokusuan në përmirësimin e njohurive dhe aftësive të anëtarëve të ekipit të komunikimit për planifikimin dhe menaxhimin e marrëdhënieve me publikun, marrëdhënie efektive me mediat dhe organizimin e ngjarjeve të komunikimit. Të gjitha trajnimet përmbanin pjesë teorike të mbështetur me shembuj relevantë nga fusha e punës së SÇE, si dhe tema aktuale PR.

Sesionet e mentorimit

 

Duke e ndjekur dinamikën e përcaktuar me planin për trajnime dhe mentorim, PPPO gjatë muajit tetor dhe në gjysmën e parë të muajit nëntor të vitit 2016, organizoi sesione mentorimi për ekipin e komunikimit të SÇE. Përmes këtyre sesioneve PPPO u dha mbështetje anëtarëve të ekipit të komunikimit se si t’i praktikojnë procedurat dhe mekanizmat paraprakisht të zhvilluara të PR në aktivitetet e tyre të përditshme, të brendshme dhe të jashtme, të komunikimit. Mentorimi përmbante përgatitje të analizave ditore dhe plan projektues, aplikim të mekanizmave të komunikimit (intervista, informata për mediat ose për ueb faqen e SÇE, si dhe realizimin e ngjarjeve të komunikimit). Nën mentorimin e PPPO ekipi i komunikimit hartoi analiza mediatike ditore dhe plan projektues PR për një ngjarje konkrete të organizuar nga SÇE, duke i përdorur modelet e zhvilluara.

Duke i shfrytëzuar procedurat për menaxhimin me ngjarje të komunikimit, ekipi i komunikimit të SÇE, nën mentorimin e PPPO, organizoi brifing të Zëvendëskryetarit të Qeverisë për Çështje Evropiane me redaktorët e disa mediave. Në organizimin e kësaj ngjarjeje, ekipi kishte mundësi t’i aplikojë aftësitë e sapofituara për organizimin e ngjarjes për PR, duke e dëshmuar komunikimin e mirë dhe koordinimin me mediat, që rezultoi me pjesëmarrje të madhe të redaktorëve në këtë brifing.

 

Punëtori për ndërtimin e ekipit

Më 7 nëntor të vitit 2016, PPPO realizoi punëtori për ndërtimin e ekipit për të gjithë punonjësit në SÇE. Ngjarjen e hapi znj. Ana Bllazheska, Sekretare Shtetërore, ndërkaq z. Arbër Ademi, Zëvendëskryetar i Qeverisë për Çështje Evropiane iu drejtua të pranishmëve, duke e theksuar rëndësinë e gjithsecilit të punësuar për mbarëvajtjen e suksesshme të punëve të institucionit, si dhe për progresin e vendit në rrugën drejt eurointegrimit. Gjatë punëtorisë, punonjësit u njoftuan me faktorët dhe llojet e ndryshme të stresit në vendin e punës, si dhe me mënyrën e menaxhimit efikas të të njëjtit. Me pjesëmarrje aktive në tre ushtrime, pjesëmarrësit fituan njohuri për rëndësinë e komunikimit efikas dhe për menaxhimin me stresin. Secili prej ushtrimeve, të cilët ishin me karakter garues, rezultoi me nga një ekip fitues të cilëve iu ndanë çmime simbolike.

 

Обраќање на г. Арбр Адеми, Заменик-претседател на Влада за европски прашања на тим билдинг работилницата

Në fund të ngjarjes, punonjësit e SÇE përgatitën një listë me rekomandime për përmirësimin e punës, si në nivel individual, ashtu edhe në atë institucional. Në bazë të këtyre rekomandimeve, PPPO zhvilloi plan veprim me masa i cili iu dorëzua Kabinetit të Zëvendëskryetarit të Qeverisë për Çështje Evropiane dhe Sekretarit Shtetëror për shqyrtim të mëtutjeshëm.

Punëtoria përfundimtare e evaluimit

Më 15 dhjetor 2016, PPPO organizoi punëtori njëditore me stafin udhëheqës të SÇE për evaluimin e rezultateve të realizuara nga intervenimet e PPPO në fushën e planifikimit vjetor të integruar, monitorimit dhe evaluimit, vlerësimit të punonjësve dhe motivimit të punonjësve. Në punëtori morën pjesë 17 përfaqësues të menaxhmentit edhe atë: këshilltari shtetëror, udhëheqësit ose zëvendës-udhëheqësit e sektorëve, udhëheqësit e seksioneve të pavarura dhe udhëheqësit e seksioneve.

Një pjesë e pjesëmarrësve të punëtorisë përfundimtare të evaluimit

Në punëtori u bë evaluimi i produkteve kryesore të intervenimeve, u diskutuan rezultatet dhe u zhvillua lista e nevojave të mëtutjeshme. Gjatë punëtorisë, nga pjesëmarrësit u kërkua që ta vlerësojnë dobinë e çdo produkti të fushave kryesore të intervenimit në nivel individual, sektorial dhe institucional, me notë prej 1 deri në 4 (me notën 1 si notë më e ulët dhe me notën 4 si notë më e lartë). Pjesëmarrësit gjithashtu e vlerësuan zbatimin praktik dhe qëndrueshmërinë e intervenimeve kryesore. Pjesëmarrësit e vlerësuan sistemin e monitorimit dhe evaluimit si intervenim më të dobishëm me notë mesatare prej 3.52, ndërsa në vend të dytë me notë prej 3.38 u vlerësua sistemi i planifikimit vjetor. Nga ana tjetër, 92% e pjesëmarrësve të punëtorisë sistemin e planifikimit vjetor e vlerësuan si intervenim më të aplikueshëm, dhe menjëherë pas tij, 81% e pjesëmarrësve si sistem më të aplikueshëm e vlerësuan sistemin për menaxhim me efektin. Kur bëhet fjalë për qëndrueshmërinë e intervenimeve, 81% e pjesëmarrësve konsiderojnë se sistemi i menaxhimit me efektin është intervenimi më i qëndrueshëm, ndërsa menjëherë pas tij janë klasifikuar produktet e zhvilluara në kuadër të intervenimit për motivimin e të punësuarve.

Punëtori evaluimi me ekipin e komunikimit të SÇE

 

Më 23 dhjetor të vitit 2016, PPPO e organizoi punëtorinë përfundimtare të evaluimit me ekipin e komunikimit të SÇE. Pjesëmarrësit e punëtorisë e vlerësuan PR intervenimin si shumë të dobishëm në drejtim të vendosjes së themeleve të forta për vendosjen e sistemit të komunikimit PR në nivel institucional. Për herë të parë deri më tani, SÇE vendosi procedura të cilat e rregullojnë komunikimin e brendshëm dhe të jashtëm, si dhe ekip për komunikim i cili do t’i zbatojë këto procedura.

Edhe pse është shënuar progres i konsiderueshëm në bazë të evaluimit të aftësive të ekipit, si rezultat i trajnimeve dhe mbështetjes mentoriale të ofruar nga PPPO, akoma ekziston mundësia për përmirësime të mëtutjeshme, duke i pasur parasysh kërkesat e roleve specifike të secilit anëtar të ekipit.

 

Intervistë për evaluimin përfundimtar

Ekipi i PPPO realizoi katër intervista me punonjësit e SÇE në mënyrë që të grumbullojë të dhëna për evaluimin përfundimtar të efektivitetit të mbështetjes së PPPO për SÇE. Për këtë qëllim, PPPO mbajti takime të veçanta me Sekretarin Shtetëror, udhëheqësin e seksionit për resurse njerëzore, me udhëheqësin e seksionit për planifikim strategjik dhe me këshilltarin në kabinetin e Zëvendëskryetarit të Qeverisë për Çështje Evropiane.

ГZnj. Ana Bllazheska në intervistën e PPPO për evaluimin përfundimtar

Të intervistuarit shprehën kënaqësi të madhe nga cilësia e intervenimeve të implementuara, nga zbatimi i metodologjisë dhe nga rezultatet e realizuara. Hartat e zhvilluara të proceseve dhe procedurat, manualët, udhëzuesit dhe katalogët u vlerësuan si mekanizma mjaft informativ dhe të dobishëm. Të intervistuarit, në mënyrë plotësuese, ekipin e PPPO e përshkruan si mjaft fleksibil dhe i orientuar në detaje dhe tërësishst të përkushtuar ndaj përmirësimeve të ndërmarra në SÇE.

Anketë për aftësi menaxheriale

Gjatë gjysmës së dytë të muajit dhjetor, ekipi i PPPO realizoi anketë me të punësuarit në SÇE lidhur me aftësitë e tyre menaxheriale. Rezultatet e kësaj ankete do të krahasohen me rezultatet e anketës së zbatuar gjatë vlerësimit të punës, në mënyrë që të matet progresi i arritur, përkatësisht shkalla deri në të cilën njohuritë dhe aftësitë e të punësuarve të anketuar të SÇE janë përmirësuar si rezultat i intervenimeve të implementuara. Rezultatet e anketës do të prezantohen në raportin përfundimtar.

Punëtori për menaxhimin me kohën

Më datë 23 janar 2017, PPPO organizoi punëtori për menaxhimin me kohën. Në këtë punëtori morën pjesë 12 të punësuar, përfshirë edhe Sekretare Shtetërore të SÇE, znj. Ana Bllazheska. Të pranishmëve iu prezantuan mekanizma të dobishëm për menaxhimin me kohën dhe organizimin e detyrave të punës, por edhe këshilla praktike për ballafaqimin me faktorët e jashtëm të cilët ndikojnë në mënyrë të paplanifikuar dhe kontribuojnë në drejtim të shpenzimit të kohës. Pjesëmarrësit shqyrtuan kritere të ndryshme për seleksionimin e prioriteteve dhe mekanizmave për krahasimin e skenarëve alternativë gjatë zgjedhjes së prioriteteve. Pjesëmarrësit, këtë punëtori e vlerësuan si shumë të dobishme dhe praktike, meqë u ka ofruar mekanizma konkret të cilët do të mund t’i implementojnë në vendin e punës.

Punë në grupe gjatë punëtorisë

 

Share!
Projekte për përforcimin e kapaciteteve institucionale të SÇE-së
Sekretariati për Çështje Evropiane (SÇE), organizatë partnere e Programit të USAID për përmirësimin e punës së organizatave (USAID-PPPO) (korrik 2016 - janar 2017)
Sekretariati për Çështje Evropiane (SÇE), organizatë partnere e Programit të USAID për përmirësimin e punës së organizatave (USAID-PPPO) (janar - qersor 2016)
Sekretariati për Çështje Evropiane (SÇE), organizatë partnere e Programit të USAID për përmirësimin e punës së organizatave (USAID-PPPO) 2015
   
Procesi i përkthimit
Përgjithshëm
Dokumente më të rëndësishme
Baza të dhënash
Trajnime
Qendra për Trajnim e SÇE
Bursa
Bashkëpunime
Komunikimi me publikun
Sondazhet per opinionin publik IRI
Kampanja
Sondazhet per opinionin publik
Dokumente
Baza e të dhënave
Qasje e lirë tek informatat
Regjistri i dokumenteve
Regjistrimi i projekteve
E-furnizime
Lajme

Rreth nesh
Zëvendës Kryeministër për Çështje Evropiane
Organizimi
Sistemi për udhëheqje me procesin e aderimit në BE
Sekretar Shtetëror
Këshilltarë Shtetëror
Sektorë
Njësi projektuese
Negociatat
Kronologji
Procesi i aderimit drejt BE-së
Negociatat
NPAA
Marrëveshja për stabilizim dhe asociim (MSA)
Kampanja
EU / IPA Proekte të suksesshme
EU talks
EU in Macedonia
EU stars
Together for EU
Youth for EU
Projektet
Ndihma e para aderimit
IPA 2007 - 2013
IPA 2014 - 2020
IPA projektet
Ndihmë tjetër e huaj
Programe të Unionit
Programi ORIO
Twinning
2017 © Sekretariati për çështje evropiane
All rights reserved.