Работилница за мотивациски мерки

Како продолжение на претходните активности за идентификување мерки за интринзична мотивација и подготовка на Каталогот за мотивациски мерки (Каталог),

ППРО во средината на јули 2016 г., реализираше работилница на која експертот на ППРО претстави повеќе мотивациски теории, како и листа на мотивациски мерки вклучени во Каталогот. На работилницата учествуваа 12 претставници на раководството на СЕП кои дискутираа за предностите и слабостите на одредени мотивациски мерки, како и за законската основа за нивно воведување. Тие, исто така, развија и индивидуални акциски планови за мотивација на вработените каде најчесто вклучени мерки беа флексибилното работно време, обуките на вработените, тим билдингот и изборот на најдобар вработен. Врз основа на резултатите од евалуацијата може да се констатира дека сите учесници го подобриле своето знаење за теориите за мотивација, како и за предностите и слабостите на различните видови на мотивациски мерки. Поголемиот број од учесниците се сигурни дека, доколку се применат, мотивациските мерки од Каталогот ќе доведат до зголемена мотивација на вработените.

Учесниците на работилницата развиваат индивидуални акциски планови за мотивација

Прва работилница со комуникацискиот тим на СЕП и последователни обучувачки сесии

На 5 и 6 септември 2016г. ППРО ја спроведе првата работилница со комуникацискиот тим на СЕП на која експертите на ППРО ги претставија развиените и усвоени процесни мапи и процедури за внатрешна ПР комуникација врз чија основа комуникацискиот тим ќе ги извршува сите ПР активности. Процедурите се дел од водичот за ПР изработен од експертите на ППРО кој беше дистрибуиран до секој член на тимот. Водичот ги содржи основните принципи и насоки за ефективна внатрешна и надворешна комуникација, ефективни односи со медиумите, управување со настани, како и инструкции за управување на односите со јавност во кризи со вклучени релевантни примери од полето на интерес на СЕП. Исто така, на работилницата ППРО презентираше нацрт-план за обуки и менторство со специфични улоги и одговорности за секој член од тимот, како и временски рок за негово имплементирање договорен со комуникацискиот тим. Развиениот комуникациски план ги содржи сите предвидени комуникациски активности на СЕП во периодот меѓу oктомври 2016 и oктомври 2017.

Дел од комуникацискиот тим на СЕП на работилницата за внатрешна ПР комуникација

Во периодот од 12 до 23 септември, ППРО одржа серија обуки кои се дел од планот за обуки и менторство на комуникацискиот тим. Тие се фокусираа на подобрување на знаењето и вештините на членовите на комуникацискиот тим за планирање и управување на односите со јавност, ефективни односи со медиумите и организирање на комуникациски настани. Сите обуки содржеа теоретски дел поткрепен со релевантни примери од полето на работа на СЕП, како и моментално актуелни ПР теми.

Менторски сесии

Следејќи ја динамиката предвидена со планот за обуки и менторство, ППРО во текот на октомври и првата половина на ноември 2016г., одржа менторски сесии за комуникацискиот тим на СЕП. Преку овие сесии, ППРО им даде поддршка на членовите на комуникацискиот тим како да ги употребуваат претходно развиените ПР процедури и алатки во нивните секојдневни внатрешни и надворешни комуникациски активности. Менторството содржеше подготовка на дневни анализи и проектен план, примена на комуникациските алатки (интервју, информации за медиумите или за веб страната на СЕП, како и реализација на комуникациски настан). Под менторство на ППРО, комуникацискиот тим изработи дневни медиумски анализи и ПР проектен план за конкретен настан организиран од СЕП, користејќи ги развиените образци.

Користејќи ги процедурите за управување со комуникациски настани, комуникацискиот тим на СЕП, под менторство на ППРО, организираше брифинг на Заменикот-претседател на Влада за европски прашања со уредниците на неколку медиуми. Организирајќи го овој настан, тимот имаше можност да ги практикува своите новостекнати вештини за организирање на ПР настан, докажувајќи ја својата добра комуникација и координација со медиумите, што резултираше со голем одзив на уредници на брифингот.

Тим билдинг работилница

На 7 ноември 2016г., ППРО реализираше тим билдинг работилница за сите вработени во СЕП. Настанот го отвори г-а Ана Блажеска, Државен секретар, додека г. Арбр Адеми, Заменик-претседател на Влада за европски прашања, им се обрати на присутните, нагласувајќи ја важноста на секој вработен за успешното работење на институцијата, како и за напредокот на земјата на патот кон европската интеграција. За време на работилницата, вработените беа запознаени со различните фактори и типови на стрес на работно место, како и начините за негово ефикасно менаџирање. Со активно учество во три вежби, учесниците научија за важноста на ефикасната комуникација и управувањето со стресот. Секоја од вежбите, кои беа со натпреварувачки карактер, резултираше со по еден победнички тим на кого му беше доделена симболична награда.

Обраќање на г. Арбр Адеми, Заменик-претседател на Влада за европски прашања на тим билдинг работилницата

На крајот на настанот, вработените во СЕП составија листа со препораки за подобрување на работењето, како на индивидуално, така и на институционално ниво. Врз основа на овие препораки, ППРО разви акциски план со мерки кој беше поднесен до Кабинетот на Заменикот-претседател на Влада за европски прашања и до Државниот секретар на понатамошно разгледување.

Завршна евалуациона работилница

На 15 декември 2016г., ППРО организираше еднодневна работилница со раководството на СЕП за евалуација на остварените резултати од интервенциите на ППРО во областа на интегрирано годишно планирање, мониторинг и евалуација, оценување на вработените и мотивација на вработените. На работилницата учествуваа 17 претставници на менаџментот и тоа: државен советник, раководители или заменици раководители на сектори, раководители на независни одделенија и раководители на одделенија.

Дел од учесниците на завршната евалуациона работилница

На работилницата беа евалуирани клучните производи од интервенциите, се дискутираа резултатите и беше развиена листа на понатамошни потреби. За време на работилницата, од учесниците беше побарано да ја оценат корисноста на секој производ од клучните интервенциски области на индивидуално, секторско и иституционално ниво, со оценка од 1 до 4 (со 1 како најниска и 4 како највисока оценка). Дополнително, учесниците ја оценуваа практичната применливост и одржливост на клучните интервенции. Учесниците го оценија системот за мониторинг и евалуација како најкорисна интервенција со просечна оценка од 3.52, а на второ место, со оценка од 3.38 беше оценет системот за годишно планирање. Од друга страна, 92% од учесниците на работилницата го оценија системот за годишно планирање како најприменлива интервенција, а веднаш по него, 81% од учесниците како најприменлив го оценија системот за управување со ефектот. Кога станува збор за одржливоста на интервенциите, 81% од учесниците сметаат дека системот за управување со ефектот е најодржлива интервенција, а веднаш зад него се рангирани производите развиени во рамките на интервенцијата за мотивација на вработените.

Евалуациона работилница со комуникацискиот тим на СЕП

На 23 декември 2016г., ППРО одржа завршна евалуациска работилница со комуникацискиот тим на СЕП. Учесниците на работилницата ја оценија ПР интервенцијата како многу корисна во насока на поставување цврсти темели за воспоставување систем за ПР комуникација на институционално ниво. За прв пат, до сега, СЕП воспостави процедури кои ја регулираат внатрешната и надворешната комуникација, како и комуникациски тим кој ќе ги спроведува тие процедури.

Иако е забележан значителен напредок врз основа на евалуацијата на вештините на тимот како резултат на обуките и менторската поддршка испорачана од страна на ППРО,  сè уште постои простор за понатамошно подобрување, имајќи ги предвид барањата на специфичните улоги на секој член на тимот.

Интервјуа за завршна евалуација

Тимот на ППРО спроведе четири интервјуа со вработените од СЕП со цел да собере податоци за завршната евалуација на ефективноста на поддршката на ППРО за СЕП. За таа цел, ППРО одржа одвоени средби со Државниот секретар, раководителот на одделението за човечки ресурси, раководителот на одделението за стратешко планирање и советникот во кабинетот на Заменикот-претседател на Влада за европски прашања.

Г-а Ана Блажеска на интервјуто со ППРО за завршната евалуација

Интервјуираните изразија големо задоволство од квалитетот на имплементираните интервенции, применетата методологија и остварените резултати. Развиените процесни мапи и процедури, прирачниците, водичите и каталозите беа оценети како многу информативни и корисни алатки. Дополнително, интервјуираните го опишаа тимот на ППРО како многу флексибилен и ориентиран на детали и крајно посветен на преземените подобрувања во СЕП.

Анкета за менаџерски вештини

Во текот на втората половина на декември, тимот на ППРО спроведе анкета со вработените во СЕП за нивните менаџерски вештини. Резултатите од оваа анкета ќе бидат споредени со резултатите од анкетата спроведена за време на фазата на проценка на работењето за да се измери постигнатиот напредок, односно, степенот до кој знаењето и вештините на анкетираните вработени во СЕП се подобриле како резултат на имплементираните интервенции. Резултатите од анкетата ќе бидат прикажани во завршниот извештај.

 Работилница за управување со времето

На 23 јануари 2017 година, ППРО организираше работилница за управување со времето. На работилницата учествуваа 12 вработени, како и, Државниот секретар на СЕП, г-а Ана Блажеска. На присутните им беа презентирани корисни алатки за управување со времето и организирање на работните задачи, но и практични совети за справување со надворешни фактори кои влијаат непланирано и придонесуваат кон трошење на времето. Учесниците разгледаа различни критериуми за селекција на приоритети и алатки за споредба на алтернативни сценарија при изборот на приоритети. Оваа работилница учесниците ја оценија како многу корисна и практична бидејќи им понудила конкретни алатки кои ќе можат да ги применуваат на работното место.

Работа во групи за време на работилницата